OKR là phương pháp ngày càng phổ biến trong việc thiết lập mục tiêu chiến lược cho các tổ chức. Tuy nhiên, không phải ai cũng viết OKR đúng cách, dẫn đến nhiều tổ chức thất bại. Để đảm bảo bạn không gặp phải tình trạng này, trong bài viết này, GPSC Team sẽ tiết lộ những mẹo và thủ thuật quan trọng nhất về cách viết OKR hiệu quả. Các công thức được chia sẻ trong bài viết này có thể áp dụng dễ dàng cho mọi Mục tiêu và Kết quả then chốt.
Tại sao OKR Được Viết Tốt lại quan trọng?
Việc một công ty thành công với OKR hay không phụ thuộc vào nhiều yếu tố. Điều quan trọng nhất là việc viết OKR có ý nghĩa và đúng cách. Vì sao? Bởi vì cách mà công ty viết OKR sẽ ảnh hưởng đến sự hoạt động và thành công của OKR trong thời gian dài.
Các OKR được viết kém (ví dụ: quá chung chung hoặc không rõ ràng) thường không cung cấp đủ trọng tâm và nội dung cụ thể để đạt được thành công thực sự. Ngoài ra, mọi người trong công ty chỉ có thể làm việc hướng tới các mục tiêu chung và theo dõi tiến độ nếu OKR đã đặt ra dễ đọc và dễ hiểu. Vì vậy, việc viết OKR có ý nghĩa và chính xác là rất quan trọng.
Chuẩn bị: Đặt Mục tiêu chính xác
Trước khi xây dựng các Mục tiêu cụ thể và Kết quả then chốt, điều quan trọng là phải nói về những gì bạn muốn đạt được và hướng đi của công ty.
Do đó, bước đầu tiên là ngồi lại và thảo luận với nhau, tập trung ý kiến, đặt ra các ưu tiên và chọn Mục tiêu phù hợp cho công ty. Chỉ khi đó, các sắc thái ngôn ngữ mới có thể được giải quyết.
Hướng dẫn từng bước để Viết OKR
Bạn đã sẵn sàng để viết OKR tuyệt vời chưa?
Sau khi đã xác định được Mục tiêu mà bạn muốn tập trung vào cho chu kỳ OKR tiếp theo, bước tiếp theo là hình thành những Mục tiêu này. Tuy nhiên, đây có thể là một thách thức khá lớn.
Tin tốt là: Có một số mẹo và công thức sẽ giúp bạn giữ được cái đầu lạnh và không bị sa lầy vào ngôn ngữ. Về cơ bản, công thức này áp dụng cho OKR:
Mục tiêu, được đo bằng Kết quả then chốt.
Chúng ta sẽ định rõ hơn về từng tiêu chí này và chỉ cho bạn từng bước cách viết OKR hiệu quả.
Bạn nên nhớ rằng không nên xác định quá nhiều Mục tiêu và Kết quả then chốt cho mỗi chu kỳ. Nên tập trung vào những điều quan trọng nhất. Ba đến bốn Mục tiêu cho mỗi nhóm và chu kỳ và 1 đến 5 Kết quả Then chốt cho mỗi Mục tiêu là đủ.
Cách Viết Mục tiêu tốt
Khối xây dựng đầu tiên của OKR là Mục tiêu. Mục tiêu không chỉ là một tiêu đề hay cho Kết quả then chốt. Mục tiêu cần phải đủ điều kiện để trở thành Mục tiêu:
- Định tính: Mục tiêu không được chứa các giá trị có thể đo lường được.
- Định hướng: Các mục tiêu nên đặt ra hướng mà một công ty muốn di chuyển để thúc đẩy doanh nghiệp tiến lên.
- Căn chỉnh rõ ràng: Mục tiêu phải được căn chỉnh rõ ràng, ví dụ: với chiến lược kinh doanh, OKR cấp công ty hoặc KPI chính.
- Tác động: Mục tiêu nên tạo ra sự khác biệt thực sự cho doanh nghiệp khi đạt được Mục tiêu.
Ngoài ra, Mục tiêu nên được trình bày một cách truyền cảm hứng để tất cả nhân viên được thúc đẩy bởi chúng.
Công thức cho Mục tiêu tốt
Cách viết Mục tiêu tốt có thể tuân theo công thức sau:
[Động từ] + [Cụm tính từ] + [Danh từ] + [Cụm trạng từ]
Ví dụ: Tăng đáng kể đầu mối bán hàng inbound cho phần mềm của chúng ta.
Một Mục tiêu được xây dựng tốt luôn mô tả trạng thái của một điều gì đó trong tương lai và do đó có tầm nhìn xa trông rộng.
Có một số tiêu chí khác cần được đáp ứng để viết Mục tiêu tốt:
- Định tính: Mục tiêu không được chứa các giá trị có thể đo lường được.
- Định hướng: Các mục tiêu nên đặt ra hướng mà một công ty muốn di chuyển để thúc đẩy doanh nghiệp tiến lên.
- Căn chỉnh rõ ràng: Để đảm bảo rằng bạn đang đi đúng hướng, Mục tiêu phải được căn chỉnh rõ ràng.
- Tác động: Mục tiêu nên được viết theo cách tạo ra sự khác biệt thực sự cho doanh nghiệp khi đạt được Mục tiêu.
Ngoài ra, Mục tiêu nên truyền cảm hứng và dễ hiểu.
Ví dụ về Mục tiêu tốt
Các mục tiêu được viết theo công thức này, ví dụ:
- Tạo ra một nơi làm việc tuyệt vời
- Xây dựng đội ngũ đa dạng, hiệu suất cao
- Phát triển các kênh truyền thông xã hội của chúng ta thành một cộng đồng
Viết Kết quả Then chốt tốt
Kết quả then chốt có vai trò đo lường tiến độ và cho biết liệu Mục tiêu đã đạt được hay chưa. Việc xác định Mục tiêu mà không xác định Kết quả then chốt là không hiệu quả, do đó Kết quả then chốt cần được viết một cách chính xác.
Các Kết quả then chốt cần phải dễ hiểu và được xây dựng chính xác nhất có thể. Ngoài ra, cần đáp ứng các tiêu chí cụ thể khác:
- Tham chiếu chính xác: Kết quả then chốt phải có tham chiếu trực tiếp đến Mục tiêu và cần hoàn toàn phù hợp với trạng thái được nhắm mục tiêu trong Mục tiêu.
- Có thể đo lường được: Kết quả then chốt phải có thể đo lường được và chỉ bao gồm số liệu.
- Không phải danh sách việc cần làm: Kết quả then chốt không phải là danh sách việc cần làm với các hoạt động cụ thể, mà là các kết quả có thể bị ảnh hưởng.
Các Kết quả then chốt cũng cần phải có các phẩm chất bổ sung như:
- Tham vọng: Kết quả then chốt không nên quá tham vọng hoặc quá thấp. Tham vọng nhưng khả thi là quy tắc. Sau đó, Mục tiêu phải đạt được ít nhất 70%.
- Độc lập: Kết quả then chốt nên có số liệu độc lập để đảm bảo sự thành công được xem xét từ mọi góc độ.
Công thức cho Kết quả Then chốt tốt
Công thức cho Kết quả then chốt tốt là:
[Tăng/giảm] + [ĐO LƯỜNG] từ X đến Y theo [KHI]
Ví dụ: Tăng lưu lượng truy cập đến tỷ lệ chuyển đổi đăng ký dùng thử từ 5% lên 20% vào tháng 3
Ngoài ra, để viết Kết quả then chốt đúng cách, cần xác định các câu hỏi sau:
- Hành vi khách hàng nào đang ảnh hưởng đến kết quả kinh doanh của chúng ta?
- Thay đổi nào trong hành vi của khách hàng đưa chúng ta đến gần hơn với Mục tiêu của mình? Làm thế nào chúng ta có thể đo lường điều này?
- Thay đổi nào trong hành vi của chính chúng ta đưa chúng ta đến gần hơn với Mục tiêu của mình? Làm thế nào chúng ta có thể đo lường điều đó?
- Thành công sẽ trông như thế nào và cảm thấy như thế nào? Làm thế nào chúng ta có thể đo lường thành công?
- Điểm yếu nào có thể ngăn chúng ta đạt được Mục tiêu?
3 sai lầm phổ biến nhất và ví dụ tiêu cực
Để đảm bảo rằng không có sai sót nào xảy ra, chúng tôi đã tổng hợp ba lỗi phổ biến mà các công ty thường mắc phải khi viết OKR. Dưới đây là ví dụ về các công thức ít thành công hơn:
-
Quá chung chung: Mục tiêu không chỉ đơn giản là một tiêu đề hay cho Kết quả then chốt. Các mục tiêu rất rộng như “Tăng cường thu hút khách hàng mới” hoặc “Cải thiện sự hài lòng của khách hàng” không liên quan cụ thể đến chu kỳ tiếp theo cũng như không đủ truyền cảm hứng và động lực như Mục tiêu.
-
Quá nhiều Mục tiêu: Nhiều người mới bắt đầu sử dụng OKR đặt quá nhiều Mục tiêu vào một câu. Từ “và” thường là dấu hiệu cho thấy có quá nhiều mục tiêu trong một Mục tiêu và các Kết quả Then chốt thu được từ chúng không còn có thể được chỉ định rõ ràng.
-
Không đủ cụ thể: Kết quả Then chốt phải luôn cụ thể nhất có thể để thành công có thể được đo lường chính xác. Chúng cần luôn bao gồm số liệu, hướng (tăng/giảm) và khung thời gian.
Viết Sáng Kiến hay
Sáng kiến là danh sách những việc cần làm để đạt được Kết quả Then chốt của Mục tiêu. Vì vậy, sáng kiến tốt nên:
- Cụ thể và có thể đạt được.
- Có ảnh hưởng trực tiếp.
- Có một chủ sở hữu.
- Theo đúng mục tiêu và ngắn gọn, nếu có thể.
