Bạn đã sẵn sàng thực hiện chiến lược tổng thể cho công ty và tất cả nhân viên cũng đã sẵn sàng. Để làm điều này, ngoài quy trình thiết lập mục tiêu OKR, bạn cần triển khai Check-in thường xuyên. Bài viết này sẽ chỉ cho bạn tại sao không nên đánh giá thấp các cuộc họp Check-in và tác động của chúng đối với việc thực thi chiến lược, cũng như cách bạn có thể chuẩn bị và thực hiện chúng một cách tốt nhất.
OKR và làm việc với Check-in hàng tuần
Làm việc với OKR đòi hỏi sự đa dạng, từ việc xác định mục tiêu cho đến phối hợp cộng tác. Trong quy trình này, Check-in định kỳ là một phần nhỏ nhưng quan trọng. Đó là các cuộc họp ngắn kéo dài từ 15 đến 20 phút, được tổ chức đều đặn để theo dõi tiến trình OKR và loại bỏ các chướng ngại vật có thể xảy ra.
Các cuộc họp thường bị cho là giết chết năng suất, nhưng Check-in có vị trí quan trọng và rất hữu ích. Cuộc họp này không kéo dài quá 30 phút để đảm bảo tất cả thành viên có thể nhanh chóng phản ứng với các chướng ngại vật. Tham gia cuộc họp là tất cả các thành viên có liên quan, cấp công ty và Huấn luyện viên OKR.
Cấu trúc nội dung của cuộc họp có thể dựa trên ba câu hỏi đơn giản:
- Bạn đang làm gì và đã đạt được gì?
- Bạn muốn làm gì tiếp theo?
- Có bất kỳ thông tin, rủi ro hoặc trở ngại nào?
Lợi ích lớn của các cuộc họp Check-in
Các cuộc họp Check-in mang lại nhiều lợi ích lớn, bao gồm:
- Khả năng áp dụng OKR ở tất cả các cấp công ty
- Thời gian phản ứng nhanh trong nhóm
- Xác định sớm các vấn đề và trở ngại
- Tập trung vào các chủ đề quan trọng nhất
- Nâng cao trách nhiệm của từng thành viên trong nhóm
Nhận biết các vấn đề với Check-in
Trong quy trình Check-in, các biện pháp dựa trên OKR có thể không hiệu quả. Do đó, chúng cần được điều chỉnh hoặc xây dựng lại. Nếu không, chúng có thể không đạt được kết quả như dự kiến ban đầu. Bên cạnh việc không đạt được mục tiêu, động lực của các thành viên trong nhóm cũng có thể bị ảnh hưởng khi họ cảm thấy công việc của mình không có giá trị gia tăng cho chiến lược công ty.
Các lỗi thường mắc phải với OKR và Check-in
Trong quá trình làm việc với OKR và Check-in, có một số sai lầm phổ biến cần tránh:
- Suy nghĩ rằng Check-in không cần thiết trong Chu kỳ OKR.
- Dành thời gian bổ sung cho Check-in mặc dù đã tổ chức các cuộc họp hàng tuần.
- Duy trì tư duy rằng làm việc với OKR chỉ là công cụ bổ sung trong quản lý dự án.
- Sử dụng Check-in chỉ để báo cáo dữ liệu thay vì giải quyết vấn đề.
Ba bước để Check-in hoàn hảo
Để chuẩn bị và thực hiện cuộc họp Check-in một cách tốt nhất, bạn cần tuân thủ ba bước sau:
- Xác định thông số cuộc họp: Quyết định ai tham gia, chủ đề nào sẽ được thảo luận và thời điểm diễn ra cuộc họp.
- Chuẩn bị cuộc họp: Xác định OKR sẽ được thảo luận và tập trung vào các chủ đề quan trọng nhất.
- Tiến hành cuộc họp: Lắng nghe tất cả các thành viên và ghi lại thông tin chi tiết. Đồng thời, thực hiện các thay đổi cần thiết dựa trên Check-in.
OKR và tác động tích cực của chúng đối với việc thực thi chiến lược
OKR có tác động lớn đến tổ chức và việc thực hiện chiến lược. Tuy nhiên, để OKR thành công, đơn giản chỉ giới thiệu framework và để nhân viên tự lo liệu là chưa đủ. Làm việc với OKR là quá trình lặp đi lặp lại cho cả người lãnh đạo và thành viên nhóm. Check-in thường xuyên có thể là một công cụ mạnh mẽ để thực hiện chiến lược thành công.
Cẩm nang OKR: https://www.workpath.com/magazine/okr-check-in-meeting
